FNV

Esther Martha (38) uit Hoofddorp werkt via Masters in Finance bij FNV. In haar vrije tijd houdt ze zich graag bezig met mode en het maken van kleding en tekenen. Binnen haar opdracht bij FNV heeft zij een belangrijke rol gespeeld in het versterken van de financiële processen en het leggen van de basis voor verdere professionalisering van de organisatie.

Continuïteit waarborgen binnen Financial Control

Esther startte haar opdracht bij FNV ruim drie jaar geleden als Financial Controller, ter vervanging van een interne medewerker die door ziekte was uitgevallen. Het team bestaat uit vier financial controllers, waar zij één van is. In deze rol nam zij een volledige portefeuille over en zorgde zij ervoor dat de financiële processen en rapportages onverminderd door konden blijven lopen.

 Project ‘Modulaire Aanpak’: inzicht in financiële processen

Toen de vaste medewerker terugkeerde, kreeg Esther een nieuwe rol binnen een strategisch project, het modulair inventariseren van financiële processen. Binnen de organisatie bleek dat afdelingen niet altijd goed zicht hebben op elkaars werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Hierdoor ontstonden inefficiënties in processen en beperkte transparantie.

Het project vormde de eerste stap in het structureel vastleggen en verbeteren van financiële werkprocessen binnen FNV. In deze rol onderzocht Esther welke processen er binnen de financiële keten bestaan, welke afdelingen daarbij betrokken zijn en waar verantwoordelijkheden liggen. Een belangrijk onderdeel van haar aanpak was het organiseren van brown-paper sessies (in samenwerking met een projectteam), waarin de belangrijkste stakeholders gezamenlijk processen van begin tot eind in kaart brachten. Het samenbrengen van deze stakeholders zorgde voor een volledig overzicht van de financiële keten en de onderlinge afhankelijkheden. Hierna  werd op basis van deze nieuwe inzichten in dezelfde groepen ook overeengekomen hoe de processen er uit zouden moeten zien om procesverbetering inzichtelijk te maken (de IST en SOLL).

Stakeholdermanagement en samenwerking

Binnen het project werkte Esther nauw samen met verschillende stakeholders, waaronder:

• de teamleider Financial Control
• afdelingsmanagers
• medewerkers van de financiële afdeling
• interne proceseigenaren

Door deze partijen actief te betrekken bij het proces, wist zij in overleg met het projectteam draagvlak te creëren voor de nieuwe procesbeschrijvingen en verbeterinitiatieven.

Esther rapporteerde rechtstreeks aan de teamleider Financial Control, maar kreeg tegelijkertijd veel ruimte om het project zelfstandig vorm te geven, haar eigen aanpak te bepalen en uit te voeren binnen de gestelde wensen.

Resultaat: fundament voor verdere financiële professionalisering

De eerste fase van het project resulteerde in duidelijke en gedocumenteerde procesbeschrijvingen van de financiële processen binnen FNV, van de toen geldende situatie en van de gewenste situatie. Hierdoor kreeg de organisatie beter inzicht in:

• de inrichting van financiële processen
• risico’s binnen de financiële keten
• verantwoordelijkheden tussen afdelingen
• mogelijke verbeterpunten

Deze procesdocumentatie wordt inmiddels gebruikt als startpunt voor de volgende fase, waarin FNV werkt aan verdere optimalisatie en de implementatie van een nieuw financieel systeem. Ook wordt de documentatie gedeeld met de accountant als onderdeel van de jaarcontrole.

Opnieuw gevraagd voor vervolgopdrachten

Na afronding van deze fase werd Esther opnieuw gevraagd om terug te keren binnen de Financial Control afdeling. Eerst ter vervanging van een medewerker die tijdelijk uitviel en later om de rol over te nemen van een collega die met zwangerschapsverlof gaat.

In haar huidige rol verdiept Esther zich verder in de financiële processen en draagt zij actief bij aan verdere procesverbeteringen. Omdat Financial Control de laatste schakel vormt tussen financiële administratie en business control, speelt zij een belangrijke rol in het bewaken van verantwoordelijkheden en het optimaliseren van de samenwerking tussen afdelingen.