De voor- en nadelen van E-facturatie

– Wiresh – Interim Financial

Het juiste moment om over te stappen op E-facturatie?

Elke dag moesten de facturen worden uitgeprint om deze weer te verwerken. Dit was een van mijn grootste ergernissen tijdens mijn laatste opdracht (proces coördinator crediteuren). Het was dus niet erg lastig om te bepalen wat mijn onderwerp zou zijn toen mij gevraagd werd om een artikel te schrijven over een van mijn recente ervaringen. Het facturatieproces kan en moet beter, maar hoe? E-facturatie!

Voordat de uitleg gegeven wordt over e-factureren, moeten we even stil staan bij het feit dat e-facturatie wat anders is dan ‘het ontvangen van facturen (PDF bestanden) per e-mail’ om deze te verwerken. Elektronisch factureren is de automatische uitwisseling van facturen tussen het systeem van uw leverancier en uw eigen organisatie. Deze manier van facturenverwerking brengt vele voordelen met zich mee: snellere verwerking van facturen, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en het is goed voor het milieu. Het verwerken van elektronische facturen zorgt ervoor dat de (elektronische) facturen rechtstreeks in het factuurverwerkingssysteem worden geïmporteerd. Dit zorgt voor overbodig personeel, wat weer leidt tot kostenbesparingen. Waar mensen werken worden fouten gemaakt, bij e-facturatie zal dit probleem dan ook nauwelijks voor komen. Wanneer een bedrijf wekelijks honderden facturen verwerkt, valt hiermee een grote efficiëntieslag te behalen. Verder valt ook wat te zeggen over al dat papier wat elke dag wordt uitgeprint, denk aan het milieu (en de bomen!). Er zijn nauwelijks nadelen te bedenken bij deze manier van factuurverwerking. Het systeem dient zodanig ingericht te zijn dat e-facturatie mogelijk is. Dit zou een eenmalige investering en dus kosten moeten zijn.

De voordelen wegen in mijn ogen zwaarder dan de nadelen aan het elektronisch verwerken van facturen. Toch wordt deze manier van werken nauwelijks gebruikt! Uit een artikel, geschreven door Jorike van Dijken, uit 2016, blijkt dat de meeste bedrijven nog steeds gebruik maken van ‘papieren facturatie’.

De vervolgvraag is makkelijk in te vullen: Waarom wordt E-facturatie nog zo weinig gehanteerd? Vaak vindt men verandering moeilijk. Men blijft het liefst de facturen verwerken zoals ze het altijd gedaan hebben. Een andere mogelijkheid is dat men onvoldoende kennis heeft over dit onderwerp. Er wordt gedacht dat de overstap naar elektronisch factureren ingewikkeld is en veel werk met zich mee brengt, waar geen kennis van is. Er moet tijd en geld in worden gestoken en dus stelt men het uit. Als Interim Financial zal ik altijd proberen aan te sturen op elektronisch facturatie. Elektronische facturatie is een manier van werken waar, in mijn ogen, vooral de grote bedrijven veel profijt van kunnen hebben. Het kan niet anders dan dat elektronisch factureren de papieren facturatie gaat vervangen. De Rijksoverheid is sinds 1 januari 2017 overgestapt, nu de rest nog. Wat mij betreft mag iedereen de overstap maken!

Bron: https://www.simplicate.nl/2016/10/13/cijfers-e-facturatie-mkb-nederland/