5 tips in de voorbereiding van de accountantscontrole

De jaarlijkse accountantscontroles komen er weer aan! Voor sommigen een gezellig weerzien met de auditor die maar twee weekjes per jaar langs komt, maar voor de meeste is dit een hinderlijke onderbreking van het werk. ‘Ze’ komen altijd op een moment dat het niet uit komt en het neemt toch altijd meer tijd in beslag dan je van tevoren bedacht had. Eigenlijk is het voor de meeste onder ons maar een vervelende verplichting.

Wil jij de kans op meerwerk, extra verloren tijd en frustraties verkleinen? Lees dan hieronder 5 tips die je kunt gebruiken in de voorbereiding van de accountantscontrole!

1.   Maak procesbeschrijvingen

Tijdens de interim controle zullen de accountants de interne processen proberen vast te stellen. Als er niets vastligt zullen ze dit gaan doen aan de hand van interviews. Dit is er tijdrovend van beide kanten en het is dan nog maar de vraag of je dan compleet bent. Zorg dat er van de grootste processen recente beschrijvingen klaarliggen bij de start van de interimcontrole. Verwerk hierin ook expliciet de interne controles die ingebouwd zijn en de tegengestelde belangen hierbij. Ligt ook de wijzigingen die hebben plaatsgevonden in het afgelopen jaar toe.

2.   Controleer de PBC

Controleer de ‘Prepared by Client’-stukken voor deze worden opgeleverd aan de accountant. Dit voorkomt vragen over onduidelijkheden en stagneringen in de controle (meerwerk). Kijk of op alle stukken die opgeleverd worden wel de handtekeningen staan die erop moeten staan, controleer de stukken op interne consistentie, loop desnoods zelf de lijncontrole langs om te kijken of er geen open eindjes zijn.

3.   Lever zoveel mogelijk digitaal aan

De meeste accountantskantoren hebben een online portal waar je de gegevens kunt klaarzetten, vraag hiernaar. Het inscannen van sommige stukken is misschien niet het leukste werk, maar het zou zonde zijn als je een accountant duur betaalt om stukken digitaal te gaan maken.

4.   Maak een ‘permanent dossier’

Door veel teamwisselingen binnen de accountantsorganisaties worden vaak dezelfde vragen gesteld. Zorg voor een standaard omschrijving van vaak gevraagde zaken en maak een naslagwerk. Denk aan die ene tussenrekening die uw organisatie net iets anders gebruikt of de manier waarop branche specifieke zaken geadministreerd worden.

5.   Plan voldoende tijd in

Een bezoek van de accountants kan veel tijd in beslag nemen. Zo zullen er extra zaken moeten worden toegelicht of onderbouwende stukken moeten worden opgeleverd. Dit allemaal terwijl het reguliere werk ook allemaal door gaat. Probeer in de periode dat de accountants op locatie aanwezig zijn én de week erna verlof en (externe) afspraken te beperken. Plan desnoods elke dag aan het begin en aan het einde van de dag een uur voor de accountants in.